◆院长办公室规章制度
  ◇会议制度
一、院长办公会议
院长办公会议，每学期不少于2次，首次应在开学后第二或第三周召开，第二次应在期末前一周召开，遇特殊情况，可随时召开。
工作程序：
1、院办按照院长意见拟定会议讨论内容，提前2天通知参加会议的相关人员。
2、参加院长办公会的人员，接到通知或文件后，要按通知精神内容，深入实际搞好调查研究，做好会前准 备。
3、参加会议人员汇报工作应详细、具体，并能提出解决问题的办法。
4、无的放矢没有依据的内容不能上会。
5、院长可根据工作实际情况，临时召开院长办公会议。
6、应参加院长办公会议的成员如有特殊情况不能到会者，应把负责的工作形成书面材料上交院办或直接报 与院长。
7、会议记录要详细，并交档案室一份保存。
二、院务会议
院务会议每两周召开一次，在周二上午进行，院务会议工作程序如下：
1、院长办公室主任或主任委派专人负责收集汇总会议议题，经院长审议后提交会议讨论，对提交会议讨论 的议题，院长办公室应于会议前二日送交与会人员。
2、处室、系部等基层提交会议的议题，须经主管院长审定。上交材料应有解决问题方案，供会议讨论参考 。只提出问题，不提出解决方案的不予列入会议议题。
3、在会议讨论中，议题报告人发言应简明扼要，时间一般不能超过20分钟，讨论发言一般不超过1 0分钟 。
4、经会议讨论，院长决定的事项，由院长办公室负责写出明确决议并负责落实和督促，并及时向院长汇报 决议执行情况。
5、院务会议须整理会议纪要，以院长办公室名义印发。
6、遇有紧急情况，未经院长办公会议讨论的重要决策，应事后向院长办公会议通报。
7、院长办公室负责会议记录，整理会议纪要。
三、中层干部会议
中层干部会议由院长主持，全院科级单位主要负责人参加。
中层干部会议每月一次，于每月的第一周周四下午进行，会议内容主要是传达重要文件，总结上月工 作，布置本月工作。 中层干部会议由院办组织并负责考勤。
四、全院教工大会
全院教工大会，是院级领导报告工作，传达重要文件的大会，由院长批准召开，院长办公室主任主持 。一般每学期召开一次，在开学后一个月内召开。

  ◇办公电话管理制度
为正常办公需要，节省话费开支，特做如下规定：
1、使用市内办公电话，需及时填写通话记录。原则上一次通话不超过三分钟，实行部门电话责任承包，超 支不补。
2、使用长途办公电话需院办主任批准，并在院办登记注明通话地点、电话号码、通话时间、通话日期、通 话人姓名，提倡谈话尽量简洁、明确。
3、院办设专人每月去电信局进行话费查询，以便及时掌握话费使用情况。
4、严禁拨打信息服务电话。
5、禁止私事使用单位电话，特殊情况须经办公室主任批准登记后方可使用，其它情况一律使用公用电话， 话费自理。
6、 因机构变动，原办公室电话安装由院长办公室负责统一调整。
7、本着节约的精神，各处室严格控制话费开支，办公室严格把关，凡能用表、报、函联系的事宜尽量不要 使用电话联系。
8、学院内部联系必须拨打内线。

  ◇文件收发、传阅制度
一、文件收发
⒈学院所有文件、报刊、信件、材料由秘书处负责收发。
⒉严格执行来文来电登记的制度，及时做好来文来电的登记，对领导参加有关会议带回的会议文件和资料 ，要由专人登记保管。
⒊收发文件必须严格履行手续。所有文件、信件、材料应统一拆阅分类，并做好签收、登记、分送工作， 做到不拖拉、不积压、不遗漏，急件要随收随送。
⒋文书档案员每天按时领取和发送文件、资料、信件，收到的文件、资料、信件应于当日分捡；需送交办 公室主任阅签的文件，要及时送办公室主任阅批，并按要求和传阅范围及时送阅。
二、文件传阅
⒈文件的传阅，应符合迅速、保密、安全的要求，做到不积压、不横传、不抽取。
⒉文件传阅范围由办公室主任提出建议，文书档案员及时将文件送有关领导和部门传阅。对领导作出批示 的文件，要及时转送有关部门落实。
⒊文件传阅夹在各部门停留时间不得超过一天，因特殊情况未能及时阅签的，事后应尽快安排传阅，对一 些领导需长期学习、阅读的文件，可另行办理借阅手续。
⒋需要部门负责人传阅的文件，由有关领导批示后，办公室具体组织传阅或传达。

  ◇关于打字、复印材料的规定
为了使学院打印室的设备进入正常管理，为了有效地、合理地使用设备，特做如下规定：
1、任何人不得私自到打字复印室操作、打印、干私活。
2、科室有以学院名义上报材料需打字的，须经本部门领导签字，报请主管领导同意后送交院办，院办根据 材料等级安排时间打印。
3、其它各部门复印、速印材料必须由院办主任、副主任签字。并填写打印、复印审批表。
4、校对材料本着谁主笔谁负责的原则进行校对，材料有误，打字员不承担责任。
5、主管领导和院办主任不在时，有特殊情况，可以破例先打印、复印，后补办审批手续。
6、个人私活必须经主管院长同意，并按成本收费（由财务处出具收据）。
7、不经领导同意不能随意操作使用设备，如违反规定，造成设备故障，后果自负。
8、所耗材料每月30日前进行统计上报院长办公室。

  ◇请示报告规程
1、请示、报告是日常办公中一项严肃的工作，超出本部门、本单位职责范围的重要事项和涉及院内多部门 之间相互协调的工作，均应做到向领导事前请示、事后报告。
2、要注意请示、报告文体的规范化。请示、报告要有标题，明确提出请示、报告的内容并写明主送部门全 称。不仅要报告情况，反映问题，同时还要提出解决问题的具体意见或设想。书面请示、报告一律用打印 ，并由部门领导签字。
3、凡给院领导的请示、报告各部门一律送院长办公室登记，由院办转呈主管领导办理。请示、报告涉及其它部门的必须会签后，再送院办。
4、一般情况下一周给予答复，经院领导批复的请示、报告，由院办退回原部门或转送相关单位，部门可依 据领导批复办理。
5、院内各部门提交的请示、报告，学院不留存，批复后由各部门自行保管。

  ◇文件收发、传阅制度
一、文件收发
⒈学院所有文件、报刊、信件、材料由秘书处负责收发。
⒉严格执行来文来电登记的制度，及时做好来文来电的登记，对领导参加有关会议带回的会议文件和资料，要由专人登记保管。
⒊收发文件必须严格履行手续。所有文件、信件、材料应统一拆阅分类，并做好签收、登记、分送工作，做到不拖拉、不积压、不遗漏，急件要随收随送。
⒋文书档案员每天按时领取和发送文件、资料、信件，收到的文件、资料、信件应于当日分捡；需送交办公室主任阅签的文件，要及时送办公室主任阅批，并按要求和传阅范围及时送阅。
二、文件传阅
⒈文件的传阅，应符合迅速、保密、安全的要求，做到不积压、不横传、不抽取。
⒉文件传阅范围由办公室主任提出建议，文书档案员及时将文件送有关领导和部门传阅。对领导作出批示的文件，要及时转送有关部门落实。
⒊文件传阅夹在各部门停留时间不得超过一天，因特殊情况未能及时阅签的，事后应尽快安排传阅，对一些领导需长期学习、阅读的文件，可另行办理借阅手续。
⒋需要部门负责人传阅的文件，由有关领导批示后，办公室具体组织传阅或传达。

  ◇学院车辆管理使用规定
为加快学院建设步伐，进一步加强机动车辆的科学管理，真正服务于院领导、教学、科研等工作，确保安全行车，保证全院各项工作的正常开展，结合我院的实际，特制定本规定：
一、车辆管理体制
我院车辆除施工用车辆外，所有车辆归院长办公室管理。
1、院长办公室设立车队，并设车队队长一名，协助院长办公室主任统一负责车辆管理。
2、车队队长在院长办公室主任的领导下开展工作，严格按照车辆管理使用规定办事。
3、车队队长负责汽车的用油、维修、年检、养路费、保险及派车等事宜。
4、除因公事外出车辆外，其它车辆无论是上班时间还是节假日一律停放在办公楼前。
二、车辆使用范围
1、院长办公室确保院领导因公用车。其中，院级领导用车相对固定，其他领导用车由院长办公室负责，车队队长派车。
2、院中层处级以下（含处级）干部原则上不派车，但部门因紧急、重大公务急需用车时，由院长办公室统一协调，酌情考虑。
3、本院教职工因病急需送医院治疗的，院长办公室可直接派车。
4、外聘专家、学者（指相当于教授、副教授职称者）、上级业务单位领导或友邻单位处级以上领导来院办公事，由主管单位领导提前一天申请，车队队长视车辆在位情况，安排接送。特殊情况，需到外地接送的，报请院主管领导批准。
5、校内教职工私事一般不予派车。
6、学校大型活动、外事、火警等紧急情况下，应优先保证用车。
7、临时性、时间紧迫的接待用车，由车队队长直接派车。
8、司机出车一律实行派车单制度，按上述规定程序报批后，由车队队长统一派车，司机凭派车单出车。
9、接送两人以上去同一方向、同一地点，尽量只安排一辆车。